西安交通工程學(xué)院檔案管理辦法（2021年修訂）

西交院〔2021〕63 號(hào)

第一章 總 則

第一條 為了更好地貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)政策及規(guī)定，規(guī)范我校檔

案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《普通 高校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)施分類辦法》，結(jié)合我校實(shí)際，制定本辦法。

第二條 學(xué)校檔案是指建校以來在教學(xué)、科研、管理及其它各項(xiàng)活動(dòng)中，直接形

成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種文件材料。

第三條 學(xué)校檔案是學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的真實(shí)記錄，是重要的信息資源和歷史憑證。

學(xué)校各單位應(yīng)高度重視檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，自覺協(xié)校助檔案室做好檔案的歸檔保存工作，確保學(xué)校檔案工作依法有序開展。全校所有教職員工都有立卷、移交、保護(hù)和利用檔案的權(quán)利與義務(wù)。

第四條 學(xué)校檔案由校檔案室集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便

于開發(fā)利用。

 

第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及工作職責(zé)

 

第五條 學(xué)校檔案工作接受上級(jí)教育行政管理部門和國家各級(jí)檔案行政管理機(jī)

構(gòu)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第六條 學(xué)校成立檔案管理委員會(huì)，分管校領(lǐng)導(dǎo)任主任，領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校檔案工作。檔

案管理委員會(huì)下設(shè)辦公室，辦公室主任由學(xué)校檔案室主任兼任。學(xué)校設(shè)立檔案室，

歸屬黨政辦公室管理；校屬各單位設(shè)立檔案分室，由單位管理。

第七條 校屬各單位由一名負(fù)責(zé)人分管本單位檔案工作，配備一名兼職檔案管理

員。

第八條 各單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：

一、領(lǐng)導(dǎo)督促本部門教職員工執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入單位的職責(zé)范圍。

二、為檔案工作人員提高政治業(yè)務(wù)素質(zhì)創(chuàng)造條件，切實(shí)幫助兼職檔案員解決工作中的實(shí)際困難。

三、檢查本單位檔案材料的形成、積累、整理和立卷工作，保證案卷質(zhì)量和檔案材料及時(shí)歸檔。

四、負(fù)責(zé)本單位檔案材料的安全和保密工作。

第九條 各單位及各檔案分室兼職檔案員崗位職責(zé)：

一、堅(jiān)持平時(shí)立卷，根據(jù)本單位不同種類文件材料形成特征，制定案卷類目，

整理分類存放，便于利用和立卷歸檔。

二、負(fù)責(zé)本單位文件材料的積累、保管、整理和立卷歸檔工作，保證歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、接受校檔案室的督促檢查，對(duì)歸檔案卷要組卷合理，編頁號(hào)準(zhǔn)確，案卷內(nèi)目錄填寫清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。

四、編制所藏檔案的檢索工具，做好案卷的統(tǒng)計(jì)工作，移交檔案室的案卷要與案卷目錄相符，按照檔案室規(guī)定的時(shí)間一并移交。

五、確保文件材料的安全和保密工作。

第十條 學(xué)校檔案室作為學(xué)校檔案管理委員會(huì)的職能辦公室，主要職責(zé)是：

一、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制訂學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，并督促各單位貫徹落實(shí)。

二、負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、規(guī)范、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料，指導(dǎo)各單位做好立卷歸檔工作。

三、提供檔案利用服務(wù)。

四、按照學(xué)校的整體規(guī)劃，逐步完成數(shù)字檔案室建設(shè)。

五、開展檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

六、針對(duì)超過保管期限的檔案，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定和銷毀初步意見。

七、按照檔案庫房管理規(guī)定，保持室內(nèi)衛(wèi)生、干凈整潔。

 

第三章 文件材料及立卷歸檔制度

 

第十一條 各單位對(duì)文件材料應(yīng)按內(nèi)容、時(shí)間、重要程度形成立卷。

第十二條 文件材料歸檔的要求：

一、歸檔的黨、政文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考作用、憑證作用和研究?jī)r(jià)值。

二、歸檔的黨、政文件材料必須反映學(xué)校黨、政部門工作活動(dòng)的全過程，保證完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

三、歸檔的重點(diǎn)，以學(xué)校綜合性文件材料為主；其次是上級(jí)和其它單位發(fā)來的文、電及函件，上級(jí)來文中應(yīng)以針對(duì)學(xué)校的指導(dǎo)性、指令性文件為主。

四、歸檔的主要內(nèi)容包括黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基建、產(chǎn)品生產(chǎn)、

儀器設(shè)備、出版物、外事、財(cái)會(huì)、聲像等。聲像檔案根據(jù)其載體性質(zhì)、幅面尺寸以及特殊要求，按載體類型分別單獨(dú)存放，按相應(yīng)檔案類別管理。

五、歸檔的文件材料，應(yīng)格式統(tǒng)一，手稿字跡工整、圖像清晰，簽字手續(xù)完備，裝訂整齊美觀，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。

六、各單位工作人員因公外出開會(huì)、學(xué)習(xí)所獲得的文件材料，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)代表學(xué)校簽訂的合約、頒發(fā)的證書以及書信來往，由其職能部門整理歸檔。

七、凡歸檔的文件材料必須是原件，都屬國家的公有財(cái)產(chǎn)，是維護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，任何部門和個(gè)人均不得據(jù)為己有。

第十三條 歸檔時(shí)間和手續(xù)：

一、黨、政、工、團(tuán)的文件材料，應(yīng)按年度歸檔，每年的 3 月底前將上年的文件材料歸檔。

二、教學(xué)文件材料按學(xué)年歸檔，一學(xué)年歸檔一次。每年的 12 月底前將上學(xué)年的教學(xué)文件材料歸檔。

三、科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案，對(duì)于周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，可按階段分批歸檔，周期短的項(xiàng)目可在文件材料全部形成后三個(gè)月內(nèi)一次性歸檔。

四、財(cái)會(huì)檔案(帳薄、憑證、報(bào)表)隔年移交或由部門檔案分室存管。

五、接收檔案必須填寫移交清冊(cè)，寫明案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件件數(shù)、頁數(shù)、案卷質(zhì)量、移交時(shí)間，交接雙方要簽名蓋章。

第十四條 文件材料的歸檔份數(shù)：

一、各類文件材料一般歸檔一式一份。

二、重要的和利用頻繁的文件材料可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

三、學(xué)校檔案室應(yīng)對(duì)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第十五條 不歸檔文件材料：

一、上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱，即不辦理的文件材料。

二、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供參考的抄件。

三、重發(fā)文件。

四、無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件、通知等。

五、未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件、電報(bào)手稿，一般性文件的歷次修改稿。

六、學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件、材料，不作為公文辦理的行文、介紹信等。

 

第四章 檔案管理

 

第十六條 各單位要建立健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢

查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案正作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理水平。

第十七條 各單位應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。學(xué)校檔案分為

黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等門類。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體。

第十八條 學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位立卷的歸檔制度。各單位兼職檔案員應(yīng)當(dāng)

按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號(hào)或者件號(hào)；制作卷內(nèi)目錄，由分管檔案工作的負(fù)責(zé)人對(duì)本單位立卷歸檔文件是否真實(shí)準(zhǔn)確和齊全完整進(jìn)行審核后，向?qū)W校檔案室移交。干部檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案可由相關(guān)單位建立檔案分室存管。

第十九條 檔案用房要“三室”(辦公室、庫房、閱覽室)分開。檔案庫房要力求

符合國家關(guān)于檔案保管用房的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防磁、防潮防塵、防高溫等安全設(shè)施和應(yīng)急措施；定期檢查檔案保管狀況，遇到特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向分管校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。

第二十條 學(xué)校有計(jì)劃地為檔案部門配置復(fù)印、錄音、照相、錄像等設(shè)備，逐步

實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理與檔案電子化。

第二十一條 檔案室遵照檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用等情

況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向上級(jí)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

 

第五章 檔案借閱和利用

第二十二條 學(xué)校檔案室要嚴(yán)格執(zhí)行國家、學(xué)校保密制度，按照國家有關(guān)規(guī)定公

布檔案，未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無權(quán)公布學(xué)校檔案。

屬下列情況之一者，不對(duì)外公布：

一、涉及國家秘密的；

二、涉及專利或者技術(shù)秘密的；

三、涉及個(gè)人隱私的；

四、檔案形成單位規(guī)定限制利用的。

第二十三條 檔案免費(fèi)為全校教職工提供借閱服務(wù)。借閱人借閱檔案要填寫借閱

登記表或借閱審批表；查閱各部門檔案及行政工作方面的保密檔案，需經(jīng)學(xué)校辦公室主任簽批。

第二十四條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用

檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。境外組織或者個(gè)人利用檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十五條 檔案材料原件一般不得帶出檔案室。確需借出者，須經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)

審查批準(zhǔn)。

第二十六條 借閱檔案應(yīng)按期歸還，如需延長(zhǎng)時(shí)間應(yīng)補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。

第二十七條 對(duì)借出的檔案要妥善保管，不得私自拆毀、涂改和展覽，不得將檔

案轉(zhuǎn)借他人。

第二十八條 如需復(fù)印檔案應(yīng)作登記，重要的須經(jīng)學(xué)校辦公室主任批準(zhǔn)。

第二十九條 檔案在借閱期間發(fā)生的一切問題，均由借閱人負(fù)責(zé)。

第三十條 借閱期間發(fā)生丟失、拆毀、涂改和違反規(guī)定現(xiàn)象的，按有關(guān)規(guī)定處理。

第三十一條 學(xué)校人事檔案不屬于開放范圍，一般不得借閱，確需借閱應(yīng)按規(guī)定

辦理有關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

第三十二條 學(xué)校檔案室根據(jù)檔案管理規(guī)定，適時(shí)提出需鑒定、銷毀檔案的明細(xì)

方案，及時(shí)交學(xué)校檔案管理委員會(huì)審核。需鑒定和銷毀的檔案按照規(guī)定程序辦理。

 

第六章 電子檔案的歸檔

 

第三十三條 電子檔案的歸檔原則：

一、對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，確保電子文件形成信息的真實(shí)性、安全性、完整性和可利用性。

二、歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體的形式文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、

相關(guān)說明及描述上保持一致。

三、具有保存價(jià)值的電子文件，必須生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等與拷貝一并歸檔。保存與紙質(zhì)文件等內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

第三十四條 電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)：

一、電子文件的歸檔范圍參照本規(guī)定紙質(zhì)和上級(jí)有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。

二、在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。

三、電子文件在歸檔前，應(yīng)參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的鑒定，鑒定結(jié)果要在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。

第三十五條 電子檔案的保管條件：

一、歸檔的電子文件資料應(yīng)制作成有標(biāo)識(shí)的數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，

至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。

二、電子檔案的封存載體不外借，利用時(shí)可使用備份件。

 

第七章 經(jīng)費(fèi)、庫房和設(shè)備

 

第三十六條 檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，列入學(xué)校預(yù)算統(tǒng)籌解決。

第三十七條 檔案庫房和業(yè)務(wù)用房，應(yīng)符合國家《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，配備

防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防高溫、防有害氣體等設(shè)施，檔案庫房管理要做到：

一、檔案櫥架要排列整齊。

二、嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙。

三、室內(nèi)定期打掃衛(wèi)生，保持清潔。

第三十八條 檔案設(shè)備管理：

一、檔案室所有設(shè)備應(yīng)有專人負(fù)責(zé)管理，定期維護(hù)，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校設(shè)備管理規(guī)定。

二、檔案室設(shè)備不得外借和個(gè)人私用。

 

第八章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

 

第三十九條 對(duì)在檔案工作中做出下列貢獻(xiàn)的單位或個(gè)人，學(xué)校給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)：

一、在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績(jī)的；

二、在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績(jī)的；

三、在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的；

四、將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給學(xué)校檔案館的；

五、同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的。

第四十條 依照本規(guī)定應(yīng)移交檔案館保管的各類檔案資料，學(xué)校各單位和個(gè)人應(yīng)

無條件立卷歸檔上交，無正當(dāng)理由拒絕上交的單位或個(gè)人，檔案管理委員會(huì)給予通報(bào)批評(píng)或處罰。

第四十一條 有下列行為之一的，學(xué)校對(duì)直接負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人依法給予處分，

構(gòu)成犯罪的由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

一、玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

二、違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

三、涂改、偽造檔案的；

四、擅自出賣、贈(zèng)送、交換檔案的；

五、不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；

六、其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

 

第九章 附則

 

第四十二條 本辦法適用于全校各級(jí)各類檔案管理工作。

第四十三條 本辦法具體條款由西安交通工程學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)解釋。

第四十四條 本辦法自文件下發(fā)之日起執(zhí)行，原有辦法同時(shí)廢止。